Közszolgálati Online Lexikon

A levelezéshez levelező programra van szükség, amely lehet telepítve a saját számítógépünkre, vagy lehet weben elérhető (webmail). A levelező rendszerek alapfunkciói: levélírás, levelek küldése, a beérkezett levelek fogadása és megtekintése, a levelek törlése, mentése, archiválása, a levelek megválaszolása, vagy harmadik személynek való továbbítása, az összetartozó levelek iratgyűjtőkbe (mappákba) helyezése, címlista készítése a leggyakoribb levelezőpartnerek nevével, aláírás blokk automatikus hozzáillesztése a kimenő levelekhez, levelek nyomon követése (például visszajelzés a kézbesítésről, olvasásról), levelek digitális aláírása és a beérkezett digitálisan aláírt levelek ellenőrzése stb. A levelező programok gyakran lehetővé teszik a naptár-, névjegy-, dokumentum- és feladatkezelést, a csoportmunka támogatását. Ismertebb telepített rendszerek pl. Microsoft Office Outlook, Novell GroupWise. Webmail pl. Outlook Mail, Novell GroupWise WebAccess, GMail, Mozilla Thunderbird.